Infos zum Drucker Leasing

Moderne Bürodrucker sind wahre multifunktionale Bürohelfer. Sie drucken, kopieren, scannen, sortieren, faxen, heften, lochen und archivieren Ihre Dokumente. Auch in Zeiten des „papierlosen“ Büros sind sie durch Ihre zahlreichen Anwendungen im Bereich des Scannens und Dokumentenmanagements nahezu unverzichtbar. Durch Kauf oder Leasing eines Multifunktionsdruckers legen Sie sich über einen längeren Zeitraum fest. Deswegen ist es wichtig, dass ihr Bürodrucker auch langfristig allen Anforderungen Ihres Büros gerecht wird. Folgende Überlegungen sollten Sie vor der Auswahl eines konkreten Druckers anstellen:

1. Drucker Leasen – Auswahl des richtigen Druckers
2. Finanzierungsmodell: Drucker Leasen – Vorteile & Nachteile
3. Kein Risiko eingehen: Der Full-Servicevertrag zum Drucker Leasing
4. Kostenfalle Drucker Leasing – Angebote richtig vergleichen
5. Die häufigsten Rückfragen unserer Berater zum Drucker Leasing

1. Drucker Leasen – Auswahl des richtigen Druckers

Papierformat

Der entscheidendste Kostentreiber bei der Auswahl eines Druckers ist das gewünschte Papier-Ausgabeformat. Während multifunktionale, professionelle A4 Drucker bereits ab ca. 800 € zu erwerben sind, kosten A3 Drucker inklusive aller Nebenkosten mindestens 2.000 €. Falls Sie also nicht zwingend das Papierformat DIN A3 drucken, kopieren oder scannen möchten, sollten Sie sich auf einen günstigeren DIN A4 Multifunktionsdrucker beschränken. Weitere Vorteile von A4 Drucker sind der deutlich geringere Platzbedarf und die niedrigeren Emissionswerte im Vergleich zu A3 Druckern.

Geschwindigkeit

Für Büros mit hohem punktuellen Druck-, Kopie-. Oder Scanvolumen ist die Geschwindigkeit des Druckers besonders wichtig.Die übliche Druckgeschwindigkeit von A4 Druckern liegt zwischen 30 und 45 Seiten pro Minute. Bei A3 Druckern liegt die Druckgeschwindigkeit zwischen 25 und 70 Seiten pro Minute. In seltenen Fällen kommen Produktionsmaschinen mit über 100 Seiten pro Minute zum Einsatz. Die Druckgeschwindigkeit bezieht sich immer auf die Anzahl der ausgedruckten A4 Seiten im laufenden Betrieb (ohne Warm-up-time). Der Scanner schafft oftmals die doppelte Anzahl an Seiten pro Minute und A3 Seiten benötigen häufig doppelt so viel Zeit beim Ausdruck.

Papierkassetten

Die Anzahl der benötigten Papierkassetten beeinflusst ebenfalls den Rechnungsbetrag. Eine Papierkassette fasst üblicherweise zwischen 500 und 600 Blatt Papier. Die meisten Modelle können mit bis zu 4 Papierkassetten bestückt werden. Einige A3 Drucker können zusätzlich mit Großraumkassetten erweitert werden, die eine zusätzliche Kapazität von 3.000 Blatt Papier zur Verfügung stellen. Die Anzahl der Papierkassetten, die Sie benötigen hängt davon ab, wie groß ihr Druckvolumen ist und wie konzentriert das Volumen zu bestimmten Zeiten anfällt. Außerdem sollten Sie mehr Kassetten wählen, wenn Sie häufig das Papierformat wechseln oder verschiedene Vordrucke (Briefköpfe) bedrucken wollen, ohne ständig die Vorlagen zu wechseln.

Automatischer Dokumenteneinzug – ADF, RSPF, DSPF

Wenn Sie regelmäßig größere Mengen doppelseitig bedruckte Dokumente scannen oder kopieren müssen, macht es Sinn einen Drucker mit RSPF (Reverse Single Pass Feeder) oder DSPF (Duplex Single Pass Feeder) auszuwählen. Beim RSPF wird das Dokument automatisch gewendet und von beiden Seiten gescannt, beim DSPF wird das Dokument gleichzeitig von beiden Seiten gescannt. Der Vorteil des DSPF liegt somit in der Halbierung der Erfassungszeit.

FAX

Durch ein Fax-Modul können Sie ihren Multifunktionsdrucker erweitern und Fernkopien, bzw. Fax-Sendungen zustellen und empfangen. Bei einigen Druckermodellen sind diese Module bereits serienmäßig integriert. Es gibt heute immer noch einige Branchen in denen die Faxtechnik nicht fehlen darf, z.Bsp: Notare, Rechtsanwälte, Versicherer, Speditionen und Grundversorger. Dafür gibt es viele Gründe. Zum einen ist die Technologie altbewährt und zum andern werden Fax-Sendeberichte als Nachweis für z.Bsp. Vertragskündigunge gerichtlich anerkannt. Desweiteren ist die technische Umstellung in einigen Bereichen der Wirtschaft eher gemächlich und der Faxtechnik wird viel Vertrauen geschenkt. Bevor Sie sich beim Drucker Leasing für ein bestimmtes Modell entscheiden, überlegen Sie sich, ob bei Ihnen im Unternehmen Fax-Technik zum Einsatz kommen soll.

Finisher

Oftmals wird eine automatische Weiterverarbeitung von Ausdrucken benötigt. Diese Arbeit leisten sogenannte Finisher. Neben Versatzausgabe und Job Seperator die zumeist bereits integriert sind,können Dokumente geheftet oder gelocht werden. Weitere Funktionen sind Wickelfalz, Z-Falz, Zickzackfalz und Ökoheftung, klammerloses heften, Broschürenerstellung sowie weitere Ausgabefächer.

Postscript 3

Wenn sie über ein IOS oder macOS Betriebssystem von Apple ausdrucken möchten, benötigen sie Postscript3. Es handelt sich hierbei um ein Druckformat / Dateiformat mit dem sich Grafiken, Text und Bilddokumente anzeigen, sowie drucken lassen. Über die Jahre gab es mehrere Versionen von Postscript (abgekürzt PS) die immer weiterentwickelt wurden. Dieses Format hat sich seit den 80er Jahren in der Wirtschaft etabliert und ist heute nicht mehr wegzudenken.

2. Finanzierungsmodell: Drucker Leasen – Vorteile & Nachteile

Die Anschaffung von Multifunktionsdruckern für Ihr Büro stellt eine größere Investition dar, Insbesondere wenn mehrere A3 Drucker mit spezieller Funktionalität benötigt werden. Der marktübliche Preis für einen gewöhnlichen A3 Drucker liegt je nach Modell und Ausstattung zwischen 2.000 € und 10.000 €. Aufgrund der Höhe der Kosten stellt sich die Frage nach der Finanzierungsform die am besten zu Ihren speziellen Bedürfnissen passt.

Drucker kaufen

Der Kauf von Druckern eignet sich nur für wenige Kunden mit hohem Liquiditätsüberschuss, die das Restwertrisiko übernehmen möchten und sich dafür nicht langfristig vertraglich binden möchten. Wenn Sie sich für das Drucker Kaufen entscheiden, müssen Sie mit einmalig hohen Anschaffungskosten rechnen, die Ihren Cashflow belasten. Außerdem müssen Sie Ihren Drucker bilanziell aktivieren und über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Multifunktionsdrucker beträgt gemäß den AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums 7 Jahre.

Drucker leasen

Für die Mehrzahl der Kunden überwiegen die Vorteile des Drucker Leasings. Beim Drucker leasen enstehen Ihnen keine Anschaffungskosten. Im Gegensatz zum Prinzip der Abschreibungen leisten Sie die Zahlungen gleichmäßig zur Abnutzung des Bürodruckers. Dadurch erhöhen Sie Ihre Liquidität und verbessern Ihren Cashflow. Zusätzlich optimieren Sie durch Leasing im Gegensatz zur Fremdkapitalfinanzierung ihre Bonität und schonen Ihre Kreditlinie. Drucker Leasing ist für Sie bilanzneutral. Der Drucker wird im Anlagevermögen des Leasinggebers aktiviert und durch diesen abgeschrieben. Sie haben diesbezüglich keinen zusätzlichen Aufwand in Ihrer Buchhaltung. Durch das Drucker Leasing sind Sie an keine steuerrechtlichen Abschreibungszeiträume gebunden. Sie können die Laufzeit flexibel zwischen 24 und 60 Monaten gestalten, Die Leasingraten können Sie dabei als Betriebsausgaben steuerlich voll geltend machen können.

Ein weiterer Vorteil des Drucker leasens ist die Flexibilität, die Sie gewinnen. Wenn Sie während des laufenden Projektes einen leistungsstärkeren Drucker benötigen oder Ihren Maschinenpark erweitern möchten, so ist ein Umtausch oder eine Erweiterung grundsätzlich möglich.

Der wichtigste Vorzug des Leasings ist die Planbarkeit der Kosten und die damit verbundene Sicherheit. Multifunktionsdrucker unterliegen Wartungsintervallen. Störungen müssen unter Umständen fachmännisch beseitigt und Verschleißteile ersetzt werden. Die damit verbundenen Kosten sind für schwierig zu kalkulieren, wenn man kein Experte ist.

Drucker mieten

Für Existenzneugründungen ohne Bonität, für Projekte, Veranstaltungen und Baustellen bieten sich häufig kürzere Laufzeiten – unter 24 Monate – an. In diesen Fällen bieten wir gebrauchte Multifunktionsdrucker aus unserem Mietpool an. Falls Sie Interesse an Kurzzeitmieten haben, fragen Sie diese gerne telefonisch oder per E-Mail mit dem Verweis auf Kurzzeitmiete und der gewünschten Laufzeit an.

Hier die Vorteile und Nachteile von Drucker Leasing im Überblick:

3. Kein Risiko eingehen: Der Full-Servicevertrag zum Drucker Leasing

Egal ob Sie Ihren Drucker leasen oder kaufen, sie sollten sicherheitshalber einen Full-Servicevertrag über die geplante Nutzungsdauer des Druckers abschließen. Der Servicevertrag beinhaltet neben einem Wartungsvertrag auch die automatische Belieferung mit Verbrauchsmaterial, sowie die Störungsbeseitigung bei Ausfällen.

Als Leasingnehmer übernehmen Sie vertraglich die Verantwortung für die regelmäßige Wartung, Instandhaltung und Aufrechterhaltung der Funktionalität des Leasingobjektes. Beim Kauf eines Druckers liegt es in Ihrem Interesse als Eigentümer und Nutzer des Druckers, dass dieser seine Aufgaben im Büro erfüllt. Bei Schäden und Ausfällen, aber auch bei regelmäßigen Wartungsintervallen und technischen Konfigurationen sind sie auf herstellergeschulte Techniker angewiesen. Anfahrtskosten, Kostenvoranschläge, Arbeitsleistung und Materialkosten summieren sich häufig zu hohen Rechnungssummen. Insbesondere bei „fremden“ Multifunktionsdruckern lässt sich der Techniker oft einen Aufpreis für die vollständige Bestandsaufnahme am Drucker bezahlen. Ein weiteres Risiko liegt bei der derzeitigen Arbeitsmarktsituation im Handwerk darin, überhaupt einen Techniker mit freien Kapazitäten und kurzfristiger Verfügbarkeit zu finden.

Durch einen all-inklusive Servicevertrag können Sie diese Risiken ausschließen. Zu vorher vertraglich vereinbarten Konditionen erlangen sie planerische Sicherheit und profitieren von einem stets einsatzbereiten Multifunktionsdrucker. Der Servicevertrag bietet die perfekte Ergänzung zum Drucker Leasing. Bei Serviceverträgen zahlen Sie einen monatlich fixen Betrag in Abhängigkeit von Ihrem voraussichtlichen Druckvolumen.Des Weiteren sind Folgeseitenpreise bei Überschreitung des Druckvolumens im Servicevertrag vereinbart. Folgende Leistungen sind mit dem monatlichen Beitrag abgegolten*:

• Automatische Belieferung mit Toner (Versand per DHL)
• Regelmäßige Wartung gemäß den Wartungsintervallen des Herstellers
• Beseitigung von Störungen
• Reparatur im Schadensfall
• Alle Ersatz- und Verschleißteile
• Anfahrt und Arbeitsleistung des Technikers
• Technische Soforthilfe per Hotline und Teamviewer
• Konfiguration des Druckers
• Lieferung
• Integration des Druckers in Ihr Netzwerk
• Einweisung der Bediener

1. Beratung

Unser Beratungsteam unterstützt Sie bei der Auswahl des richtigen Druckers und der bedarfsgerechten Optionen, um Ihre Anforderungen bestmöglich zu erfüllen.

2. Einweisung

Nach Auslieferung Ihres Druckers erhalten Sie eine Kurzeinweisung in die wichtigsten Grundfunktionen, damit Sie direkt mit der Arbeit anfangen können.

3. Notfall-Hotline

Bei Notfällen steht Ihnen unser geschultes Servicepersonal bereits am Telefon zur Verfügung, um technisch einfache Probleme möglichst sofort zu klären.

4. Wartung & Reparatur

Um die ständige Einsatzbereitschaft Ihres Druckers zu garantieren, halten wir uns an die herstellerspezifischen Wartungsintervalle und führen diese nach Terminvereinbarung bei Ihnen durch. Im Servicevertrag sind alle Kosten für Arbeitsleistung und Ersatzteile inkludiert.

5. Verbrauchsmaterial

Der monatliche Servicebeitrag umfasst auch die Lieferung mit Toner. Je nach Druckermodell und abhängig von Ihrer Netzwerkstruktur kann die Tonerlieferung vollautomatisch ausgelöst werden. Wir liefern mit DHL direkt in Ihr Büro.

6. Entsorgung

Beim Austausch Ihres Druckers entsorgen wir Ihren Altdrucker kostenlos und fachgerecht gemäß den Bestimmungen des Elektroaltgeräte-Gesetzes (ElektroG)

Welchen Leistungsumfang bietet der Full-Service Vertrag?

Der Full Service Wartungsvertrag ist die optimale Ergänzung zum Drucker Leasing. Mit dem Servicevertrag buchen Sie ein „Rundum-Sorglos-Paket“ für Ihren Multifunktionsdrucker. Von der Einweisung über Notfall Hotline, Störungsbeseitigung, Reparatur, Wartung, Tonerlieferung bis zur Entsorgung unterstützen wir Sie, um die Einsatzbereitschaft ihres Druckers zu gewährleisten, wenn es darauf ankommt. Mit unserem herstellergeschulten Techniker-Team sind wir für Sie deutschlandweit mit einer garantierten Reaktionszeit von weniger als 8 Stunden im Einsatz. Mit einem monatlichen Festbetrag in Abhängigkeit von Ihrem Druckermodell und durchschnittlichen Druckvolumen profitieren Sie für die gesamte Laufzeit Ihres Leasingvertrages von unseren Serviceleistungen.

Den Full-Service Vertrag bieten wir Ihnen auch an, wenn Sie Ihren Drucker bei uns gekauft haben.

Was Kostet der Full-Service Vertrag?

Die Kosten des Full-Service Vertrages zum Drucker Leasing sind stark vom gewählten Druckermodell abhängig. Die monatlichen Kosten errechnen sich aus dem vertraglich vereinbarten Druckvolumen zuzüglich einer Grundgebühr für die Vertragsverwaltung und dem Vorhalten der notwendigen personellen und materiellen Kapazitäten (Techniker, Verbrauchsmaterial und Ersatzteile), um im Bedarfsfall schnell reagieren zu können. Bei unserer Preiskalkulation liegen wir regelmäßig unter der empfohlenen Selbstkostenkalkulation der Hersteller für Fachhändler.

Die Kosten einer Seite beziehen sich immer auf eine DIN A4 Seite. Ein beidseitig bedrucktes A4 Blatt wird dementsprechend als 2 x DIN A4 Seiten gezählt. Eine A3 Seite wird ebenfalls als 2 x A4 Seiten gezählt. Insofern wird ein beidseitig bedrucktes DIN A3 Blatt als 4 x A4 Seiten vom Drucker erfasst.

In der folgenden Tabelle werden die marktüblichen Seitenpreise zur Kalkulation der Serviceverträge aufgeführt. Die Preise schwanken je nach Hersteller, Druckermodell, Fachhändler und Region. Die Preise beziehen sich auf vorher vereinbarte Mindestmengen. Die Preise für mindestmengenüberschreitene Folgeseiten liegen üblicherweise 20 – 30 % über den unten aufgeführten Preisen, da der Dienstleister hier ein erhöhtes Planungsrisiko trägt. Die konkreten Folgeseitenpreise können Sie Ihrem individuellen Angebot von uns entnehmen.

4. Kostenfalle: Drucker Leasing – Angebote richtig vergleichen

Wenn Sie sich für Kauf, Miete oder Drucker Leasing entscheiden, sollten Sie Angebote verschiedener Fachhändler einholen. Häufig versuchen Fachhändler die Gesamtkosten möglichst intransparent zu gestalten, um Ihnen die Vergleichbarkeit mit der Konkurrenz zu erschweren. Gerne nutzen Sie Folgeseitenpreise und die Berechnung einmaliger Nebenkosten um die monatlichen Leasingbeträge und Servicepauschalen niedrig auszuweisen. Deswegen sollten Sie beim Vergleich der Angebote grundsätzlich darauf achten, dass Sie alle Kostenpositionen in den jeweiligen Angeboten beachten und kalkulieren, ansonsten können die Nebenkosten schnell die Kosten des eigentlichen Drucker leasen übersteigen. Folgende Leistungen sollten unbedingt explizit im Leistungskatalog des Anbieters enthalten sein, um teure Folgekosten zu vermeiden:

• Konfiguration des Druckers
• Transport des Druckers zum Abstellort
• Integration in Ihr Büronetzwerk
• Einweisung der Bediener
• Verbrauchsmaterial (Toner)
• Rücknahme und Entsorgung nach Vertragsende
• Folgeseitenpreis Schwarz-weiß , Farbe und Scannen
• Laufzeit des Leasingvertrages

Da beim Drucker leasen ausschließlich vollamortisierende Leasingverträge angeboten werden, sinken die monatlichen Kosten mit dem Anstieg der Vertragslaufzeit erheblich. Lassen Sie sich am besten jeweils ein Angebot für die üblichsten Laufzeiten ( 36, 48 und 60 Monate) schicken.

Falls Sie sich im Auswahlprozess unsicher sind, ob sie alle Kosten und Leistungen berücksichtigt haben, können Sie uns gerne das betreffende Angebot übersenden. Wir prüfen dieses für Sie und erstellen Ihnen gerne kostenlos und unverbindlich ein Gegenangebot.

5. Die häufigsten Rückfragen unserer Berater zum Drucker Leasing

Unser Ziel ist es, Ihnen möglichst günstige Angebote zu unterbreiten, die trotzdem Ihren Anforderungen an ein multifunktionales Drucksystem für Ihr Büro genügen. Um Ihnen ein individuell abgestimmtes Angebot mit den passendsten Multifunktionssystemen aus unserem Portfolio unterbreiten zu können, ermitteln unsere Kundenberater im Gespräch mit Ihnen die wichtigsten Systemanforderungen. Folgende Fragen können dabei aufkommen: 

1. Welche Funktionen benötigen Sie?

Drucken, Kopieren und Scannen sind die Standardfunktionen im A3 Drucker Segment. Faxmodule sind hier optional nachrüstbar, bzw. in den Profi-Lines bereits integriert. Im A4 Drucker Segment gibt es 3 verschiedene Modellgruppen: nur drucken, drucken / kopieren / scannen und drucken / kopieren /scannen / faxen.

2. Möchten Sie von APPLE Produkten drucken?

Die Betriebssysteme iOS und macOS vom Hersteller APPLE benötigen zwingend Postscript3 zur Umsetzung der Druckaufträge. Postscript3 ist nicht bei allen Druckern im Einsteigersegment serienmäßig integriert.

3. Wie hoch ist Ihr geschätztes monatliches Druckvolumen?

Die Angabe erfüllt zwei Funktionen. Zum einen kann man anhand des geschätzten monatlichen Druckaufkommens einen Drucker auswählen, dessen Druckwerk robust und langlebig genug ist, um mit möglich geringen Ausfallzeiten Ihr regelmäßiges Druckvolumen über den geplanten Nutzungszeitraum zu bewerkstelligen. Zum anderen bemisst sich die Höhe der monatlichen Servicepauschale anhand Ihres Druckvolumens. Dafür benötigen wir das Druckvolumen getrennt in Schwarz-weiß Seiten und Farbseiten. Eine A3 Seite zählt als 2 A4 Seiten.

4. Welche Formate wollen Sie bedrucken?

Die Formatgröße nach DIN Norm ist entscheidend für die Auswahl des richtigen Druckers. Im wesentlichen unterscheiden sich die Drucker in der Fähigkeit zusätzlich zu DIN A4 auch DIN A3 drucken zu können. Darüber hinaus bieten einige Druckermodelle aber auch die Möglichkeit diverse Sonderformate wie SRA3 zu drucken.

5. Wie hoch ist Ihr monatliches Scanaufkommen?

Unserer Druckermodelle unterstützen verschiedene mechanische Verfahren um Dokumente einzuscannen. Von der einseitigen Blatterfassung, bei der das Blatt per Hand gewendet werden muss, bis zur gleichzeitigen Erfassung beider Blattseiten per Dualscanner ist vieles möglich. Um Ihnen das passendste Modul anzubieten orientieren wir uns am monatlichen Scanvolumen.

6. Wer betreut Ihr IT-Netzwerk?

Zur Einbindung Ihres neuen Druckers in ihr Unternehmens-Netzwerk benötigen wir Informationen und/oder das Mitwirken Ihres Netzwerkadministrators.

7. Wo soll der Drucker aufgestellt werden?

Unsere Druckermodelle unterscheiden sich erheblich in Größe und Gewicht. Restriktionen hinsichtlich der Stellfläche benötigen wir zu Auswahl eines passenden Druckers. Um den Aufwand für die Anlieferung richtig einschätzen zu können und ggf. den Einsatz von Transportmitteln zu planen benötigen wir Angaben zur Zuwegung zu Ihrem Büro. Die Etage, sowie Breite und Tiefe des Fahrstuhls sind insbesondere bei Altbauten wichtig.